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Escritório de contabilidade: como é a preparação para oferecer serviços remotos

A evolução das empresas de contabilidade não poderia deixar de contemplar os serviços online: afinal, praticamente todos os profissionais atendem aos seus consumidores usando canais da Internet e isso permite ser contatado por pessoas que estão bem longe e que, por isso, dificilmente procurariam por aquele escritório de contabilidade.

No entanto, na mesma medida em que oferecer serviços contábeis é uma das melhores opções para essas empresas, também é necessário ter um alto nível de planejamento para que o serviço seja bem-feito.

A contabilidade online faz com que seja preciso conhecimento mínimo de Informática e um pequeno treinamento para transmitir confiança aos clientes que, em alguns casos, nunca entraram em contato com um contador nem mesmo presencialmente.

Aliás, é interessante que esses clientes saiam como o escritorio de contabilidade se prepara para atendê-los porque isso os ajuda a perceber que podem confiar no contador online e que ele é tão competente quanto os demais.

Quem busca orientação sobre como fechar uma empresa, por exemplo, não precisa se dirigir a um contador físico, agendar horário e tudo mais para ter essa informação. Se ele contatar um escritório virtual, ele terá explicações com a mesma qualidade e clareza e pode até pagar menos.

Como preparar uma assessoria contábil

O primeiro passo para que o escritório de contabilidade esteja organizado e pronto para atender virtualmente é ensinando aos contadores envolvidos como serão os canais de atendimento e quais são as tecnologias usadas.

Os clientes poderão enviar fax de documentos para análise? É preciso ensinar primeiro como utilizar esse equipamento. Haverá orientação por chat? Quais serão as senhas de acesso para esses canais de contato?

Será preciso se certificar de que todos esses aspectos do escritório contábil estarão em ordem.

Além disso, a definição dos serviços de contabilidade que serão oferecidos também deve ser feita: será realizado desenquadramento de MEI? Haverá assessoria para comprar certificado digital? Para fazer alteração contratual?

É importante que todos os contadores saibam exatamente o que o escritório de contabilidade online vai oferecer e quais são os valores.

Por fim, todos os envolvidos nesse tipo de atendimento remoto devem tomar cuidado com a forma como tratam os consumidores: o serviço de contabilidade lida com finanças e isso é algo sensível para os clientes. Dessa maneira, é fundamental que eles sintam firmeza e credibilidade em todas as orientações que eles receberem.

Como o consumidor deve avaliar um escritório contábil

Ainda que tudo pareça estar 100% correto em um escritório contábil, é vital que os clientes não baixem a guarda quando se trata da avaliação. Isso significa que se deve acessar o Reclame Aqui e fazer uma busca por reclamações e pela forma como o escritório lida com elas.

Pesquisar se esse escritório tem CNPJ, se ele está regular, se há denúncias de fraude e de outros crimes também ajuda a evitar muitos problemas. Além disso, essa recomendação se aplica aos escritórios contábeis físicos também e, efetivamente, a qualquer outra empresa.

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